با توجه به گشایش های صورت گرفته درمناسبات با دنیای خارج، شرایط امروز، شرایط ویژه ای است. بنابراین ما نیز باید برای این شرایط آماده باشیم، باید تهدید های پیشین را به فرصت تبدیل کرده، چابک شویم و به تناسب شرایط محیط، رویدادهای فراروی سازمان را آینده پژوهی کنیم.
بازبینی فرآیند ها با کمک معاونت فناوری و اتخاذ نگاه ویژه به صنعت نفت در چارچوب راهبردهای پژوهشگاه تعریف می شود. اعطای اختیارات به مدیران پروژه ها با هدف حذف بروکراسی و کاغذ بازی نیز از دیگر اقداماتی است که در راستای چابک سازی سیستم هدف گذاری شده است.
محمد حمید ایجازی، معاون برنامه ریزی پژوهشگاه صنعت نفت که به تازگی به این عنوان منصوب شده است، در این مصاحبه، با معرفی جایگاه معاونت برنامه ریزی در پژوهشگاه، برنامه های راهبردی این معاونت را تشریح کرده است.
آقای ایجازی ، جایگاه و شرح وظایف معاونت برنامه ریزی در پژوهشگاه صنعت نفت به چه صورت است؟
معاونت برنامه ریزی در پژوهشگاه با هدف اصلی هدایت و نظارت بر فرآیند طراحی، تدوین و الگویابی برنامه های راهبردی و تهیه نقشه راه پژوهشگاه پا به عرصه وجود گذاشته و نقش بازوی مغزافزاری پژوهشگاه را دارد. اینجا جا دارد که به نقش مهم و کلیدی معاونت فناوری و پشتیبانی هم اشاره کنیم که این معاونت ها قدرت پژوهشگاه برای چابک سازی هستند، که خوشبختانه شاهد این نگاه ویژه در آن معاونت ها نیز هستیم.
لطفا در خصوص اهمیت برنامه ریزی در سازمان کمی توضیح دهید؟
برنامه ریزی یک فرآیند آگاهانه و سیستماتیک تصمیم گیری برای تحقق اهداف هر سازمان است. از این رو پژوهشگاه برای پیشرفت و توفیق بیشتر در موقعیت جدید رقابت نیازمند برنامه ریزی است. ما می دانیم که وقایع سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تحولات تکنولوژیک و پیشرفت علمی در عرصه های مختلف، سیاست های دولتی و به تبع آن سیستم های فرعی، پژوهشگاه را متاثر می سازد. این موضوع به گونه ای است که مدیران دیگر نمی توانند برای تعیین اهداف سازمان بر اساس تجربیات گذشته تصمیم بگیرند و ما می دانیم که تجربه گذشته لزوما راهنمای مطمئنی برای آینده نیست و ما باید با مددگیری از برنامه های جامع، راهبردهای آینده را به نحوی مطلوب به صورت نقشه راه قابل پیاده سازی باشد را با کمک همه ارکان سازمان که بدون آن ها اصلا پیاده سازی و عملیاتی شدن راهبرد ممکن نخواهد بود، تنظیم نماییم که ضمنا متناسب با موقعیت و شرایط امروز و آینده بوده و قابل بازنگری و به روزآوری هم باشد و بی شک در این اقدام نگاه استراتژیک معاونت فناوری و اموربین الملل به عنوان متقاضی اصلی همراه ما خواهد بود.
اولویت های تعریف شده از سوی رییس پژوهشگاه برای شما چه مواردی بوده است؟
برای رسیدن به اهداف تعیین شده بند هایی در حکم معاونت از سوی ریاست محترم پژوهشگاه به اینجانب تفویض شده که نشان از درایت ایشان و انتظارات ایشان داشته و مورد تاکید نیز در جلسات بعدی بوده است. از جمله این موارد می توان به راهبری و نظارت بر فرآیند طراحی، تدوین و بازنگری برنامه های راهبردی پژوهشگاه در چارچوب سیاست های اصولی نفت و تدوین نقشه راه و برنامه های بلندمدت، میان مدت و عملیاتی؛ نظارت بر طراحی، تدوین و استقرار سیستم مدیریت عملکرد نیروی انسانی و هدایت، اجرا و نظارت بر کلیه فرآیندهای مرتبط با فناوری اطلاعات و مدیریت دانش در چارچوب رویه های استاندارد در وزارت نفت با رویکرد ارتقای توانمندی و قابلیت های پژوهشگاه اشاره کرد که این مهم را امیدواریم با تعامل با واحدها انجام دهیم.
با توجه به واگذاری میدان عظیم نفتی کشور به پژوهشگاه چه راهبردهایی را برای استفاده بهینه از این فرصت طلایی اتخاذ کرده اید؟
اختصاص این میادین به پژوهشگاه صنعت نفت برای انجام فعالیت های مطالعاتی و توسعه ای با هدف افزایش ضریب بازیافت نفت از مخازن نفت وگاز و بهینه سازی مصرف انرژی کار بسیار مهم و حائز اهمیتی برای پژوهشگاه به حساب می آید؛ این مهم می گوید که ما باید چابک باشیم؛ و شاید اگر نوع نگاه خودمان را تغییر ندهیم به آن اهداف برنامه ریزی شده نخواهیم رسید. ما یک الگوی مناسب برای پیاده سازی و اجرای این پروژه واگذار شده-که یکی از بزرگترین میدان های نفتی جهان است را باید ارائه کنیم و فراموش نکنیم نگاه ها به ماست؛ تمام دانشگاه ها که مخازن دیگر به آن ها واگذار شده هم در آینده از در صورت عملکرد چابک ما کمک می خواهند بنده نظرم این است که این یک مسابقه دو امدادی نیست؛ ما به تنهایی باید قدرت خودمان را در دوی سرعت نشان دهیم، چرا که حاصل نیم قرن تجربه پژوهشی در این جا نهفته است و معاونت فناوری به خوبی در حال رصد است.
برنامه های جدید معاونت برنامه ریزی چه مواردی را شامل می شود؟
معاونت برنامه ریزی طرح جامعی برای اجرای ماموریت خود در راستای تحقق چشم انداز پژوهشگاه با توجه به تغییرات محیطی شگرف پدید آمده، در 8 مورد اصلی برنامه ریزی کرده است که این موارد شامل حوزه راهبردها، حوزه فرآیندها، حوزه تغییرات ساختاری، حوزه مدیریت دانش، حوزه ابر رایانه، مدیریت خدمات الکتررنیکی در حد مطلوب، استقرار نظام آراستگی (5S) است و کانون ارزیابی و توسعه مدیران و ارزیابی عملکرد کارکنان است.
در بحث حوزه راهبردی، پژوهشگاه صنعت نفت چه تدابیری را اندیشیده است؟
با توجه به موضوع مذاکرات هسته ای و پروژه عظیم مدیریت توسعه ای مخازن واگذار شده به پژوهشگاه راهبردها و به تبع آن برنامه های اجرایی قبلی و بنا به صلاحدید هیات رئیسه بعضی از اهداف پژوهشگاه دستخوش تغییراتی خواهد شد. در راستای این مهم معاونت برنامه ریزی در حال تدوین و جمع آوری راهبردهای و برنامه های عملیاتی پردیس ها، معاونت ها و واحدهای پژوهشگاه و به روزآوری آن ها و همچنین اعمال تغییرات مورد نیاز در ماموریت پژوهشگاه بوده تا بعد از اخذ تایید برای ارائه در هیات امنای شهریور ماه آماده و امیدواریم به تصویب برسد.
برای سهولت و اجرای فرآیندهای پژوهشگاه چه برنامه هایی را انجام داده اید؟
برای ایجاد بستر اجرایی راهبردها و برنامه های اجرایی (به خصوص در پردیس ها) مشکلات و موانع فرآیندی بسیاری وجود داشت. فهرستی از فرآیندهای گلوگاهی در مسیر اجرای پروژه ها با همکاری و تایید روسای پردیس ها، معاونین محترم و روسای مربوطه (در زمان معاونت قبلی) تهیه و ویرایش نهایی آن به همراه فرم های مربوطه به رییس پژوهشگاه برای تصویب و ابلاغ ارائه شده است و پیگیری روند اجرایی شدن آن بر عهده معاونت برنامه ریزی خواهد بود.
آیا تاکنون تغییرات ساختاری در پژوهشگاه صورت گرفته است؟
با توجه به هجدهمین گزارش هیات امنا، ساختار سازمانی پژوهشگاه در بعضی قسمت ها دچار تغییر یا جابجایی شده، که این موضوع ایجاب می نماید که کارگروهی متخصص با تعامل با وزارت نفت نسبت به ارائه ساختار جدید اقدام نماید؛ که این کارگروه اقدامات خود را آغاز نموده است.
همانطور که مستحضرید مدیریت دانش و استفاده از تجربیات ارزشمند کارکنان بسیار حائز اهمیت است در این خصوص چه برنامه هایی را این معاونت در دستور کار خود قرار داده است؟
حوزه مدیریت دانش از موارد بسیار با اهمیت و اشاره شده در فرآیند تدوین راهبرد پژوهشگاه است. اقدامات زیادی صورت پذیرفته ولی شاهد استقرار فرآیند مدیریت دانش نیستیم، که این موضوع دلایل متعددی دارد که از حوصله این مصاحبه خارج است. امیدوارم که در نشست های بعدی به آن اشاره کنیم. اما به صورت خلاصه با توجه به اهمیت موضوع و تاکید مقام محترم ریاست پژوهشگاه ، می بایست همکاران این واحد که انصافا ً تلاش های زیادی هم داشته اند بتوانند با یک هم افزایی مناسب، ساز و کار اجرایی شدن مدیریت دانش را فراهم نمایند. بنده نیز با توجه به تجربه ای که در پیاده سازی این مهم داشته ام تمام تلاش خود را به کار خواهم بست.
آقای ایجازی، مطلع شدیم یکی از برنامه های جدید پژوهشگاه مدیریت پروژه جامع است در این خصوص توضیح دهید؟
با توجه به پروژه محور بودن پژوهشگاه نیاز به سیستم جامع مدیریت پروژه احساس می شود. از آنجایی که ما قرار نیست چرخ را از اول اختراع کنیم راهکاری تحت عنوان مدیریت پروژه جامع (Enterprise Project Management) را برای پرداختن به این مهم در نظر گرفته اند که مناسب هم است. راهکار مدیریت پروژه جامع بر پایه همسو سازی راهبردهای سازمان قرار دارد و کلیه سیستم های مورد نیاز سازمان حول آن به یکپارچگی قرار دارند.این سیستم ها مدیریت پروژه، مدیریت منابع، مدیریت مدارک و اسناد پروژه و بستر ارتباطی و همکاری اطلاعاتی سازمان را برای مدیران، اعضای تیم پروژه، مدیران ارشد سازمانی و سایر افراد مرتبط با پروژه فراهم می کنند که این مهم نیز با همکاری سازمانی میسر می شود.
همانطور که در ابتدا گفتید حوزه ابر رایانه یکی از فعالیت های جدید این معاونت محسوب می شود از این مورد پژوهشگاه در چه بخش هایی استفاده خواهد کرد؟
ابر رایانه ها یا Cloud Computing از جمله موارد بسیار مهم و مد نظر رییس پژوهشگاه است که با توجه به طرح ملی افزایش برداشت از مخازن نفتی که در پردیس بالا دستی در حال انجام است اهمیت بیشتری پیدا کرده و ما امیدواریم با تکیه بر توان داخلی بتوانیم در آینده ای نزدیک در فاز یک به طرح میدان اهواز، فاز دو به پژوهشگاه و فاز سه به صنعت سرویس داده و به علاوه درآمدزا هم باشیم.
در آخر از دیگر فعالیت هایی که قرار است در معاونت برنامه ریزی انجام شود بیشتر توضیح دهید؟
استفاده از فناوری یکی از مباحث مهم در حوزه معاونت برنامه ریزی است. ما تمام تلاش خود را می کنیم تا با تعامل سرویس گیرندگان به ما اعتماد نموده و در هر زمان ما را در کنار خود ببینند . این مهم با توجه به نگاه ما در حوزه IT است که ما می بایستی مشتری مدار حرکت کنیم و مباحث امنیتی را با نقطه نظرات رییس حراست داشته باشیم، امیدواریم در آینده ای نزدیک در این خصوص توضیحات بیشتری ارائه نماییم.
در حوزه نظام آراستگیکارهای بسیار خوبی انجام شده است. به صورت خلاصه S1 تفکیک و جداسازی کالاهای مازاد انجام شده، S2 چیدمان میزها و تغییرات انجام شده است. البته با در نظر گرفتن بودجه بوده و در برنامه های بعدی اقداماتی صورت می گیرد. S3 در خصوص تمیزی و پاکیزگی دستورالعمل ها صادر و ابلاغ شده، S4 در خصوص استاندارد سازی اقدامات خوبی انجام شده ولی ما به دنبال استاندارد ISO/IEC 17025 در جهت نظام مند و سیستماتیک نمودن آزمایشگاه ها و در نهایت 5S برای فرهنگ سازی و انضباط محیط کاری هست، که امیدواریم همکاری تمام همکاران پژوهشگاه در این خصوص ما را یاری کند.
در آخر ضمن قدردانی از واحد ارتباطات به دلیل اقدامات مفید جهت تصویر سازی مناسب از پژوهشگاه، امید است از همراهی این واحد در راستای چابک سازی سازمان استفاده کنیم.
