ايجاد زيرساخت فني از جمله طراحي و استقرار «سامانه فراگير مديريت آموزش» از گام‌هاي بلند واحد آموزش و گروه IT پژوهشگاه طي سال‌هاي اخير است كه خوشبختانه با تلاش‌هاي مستمر، استفاده موثر از آن هم‌اكنون آغاز شده است.
اين سيستم نرم‌افزاری بر پايه وب بوده و با هدف ايجاد تعامل بيش‌تر و به دور از خطا ميان کارکنان، سرپرستان و رابطان آموزشی واحدها با واحد آموزش پژوهشگاه، مطلع کردن همكاران از عملکرد و برنامه‌های آموزشی و نيز مكانيزه كردن كليه عناصر در فرايندهاي نيازسنجي، برنامه‌ريزي، طراحي، اجرا و ارزش‌يابي و مهم‌تر از همه، ايجاد زيرساخت براي ايجاد تسهيلات ثبت‌نام الكترونيكي همكاران صنعت در برنامه‌هاي آموزشي پژوهشگاه طراحي شده است.
اين نرم‌افزار شامل سه قسمت است:
1- مؤلفه مديريت فرايند آموزش (ويژه كارشناسان آموزش): اين بخش، مختص همكاران واحد آموزش است و كليه فرايندهاي جاري آموزش را به شرح زير در بر مي‌گيرد:
- نيازسنجي آموزشي
- تعريف و به‌روزآوري تقويم آموزشي پژوهشگاه
- تدوين استاندارد آموزشي مشاغل بر مبناي شغل، رسته، رشته و رده شغلي
- تعيين نيازهاي فردي و تشخيص كمبود مهارت كاركنان
- مديريت صدور و بايگاني الكترونيكي مدارك و گواهي‌نامه دوره‌هاي آموزشي
- امكان ثبت‌نام در كلاس‌هاي آموزش
- امكان ارزش‌يابي و اثربخشي دوره‌ها
- ثبت امتيازات فراگيران با روش‌هاي امتيازدهي ارزشي و عددي
- امكان اطلاع‌رساني دوره‌ها از طريق پست الكترونيكي و يا پيام كوتاه
- سنجش ميزان تحقق برنامه و تقويم آموزشي
- پايش فرايند آموزش بر مبناي شاخص‌هاي متعدد
- قابليت گزارش‌گيري مالي و هزينه-درآمد‌هاي برگزاري كلاس‌ها و غيره.
اجراي اين فرايندها گامي مهم در افزايش سرعت و دقت كاركرد‌هاي فرايندي مديريت آموزش پژوهشگاه صنعت نفت است.
2- مؤلفه سامانه فراگير آموزش (ويژه كاركنان پژوهشگاه): اين بخش نرم‌افزاري بر پايه وب، براي تعامل گسترده كاركنان و متقاضيان درون‌سازماني با واحد آموزش پژوهشگاه است و از اين پس مي‌توان با مراجعه به نشاني http://tps به آن دسترسي پيدا كرد. از امکانات ويژه اين قسمت می‌توان به نكات ذيل اشاره كرد:
- امکان دسترسی کل كاركنان به استفاده از کتابخانه الکترونيکی (سند، مقاله، کتاب، پايان‌نامه، آيين‌نامه، دستورالعمل، عکس، فيلم، صدا و. . . )
- درخواست و رؤيت نيازهای آموزشی
- تکميل فرم‌های ارزش‌يابی و اثربخشی دوره‌های آموزشی بر مبنای مدل «کرک پاتريک» براي دوره‌هاي گذرانده‌شده
- مشاهده نتايج اثربخشي دوره‌هاي گذرانده‌شده همكاران تحت سرپرستي
- مشاهده سوابق آموزشي خود و همكاران تحت سرپرستي‌هاي مورد نظر
- مشاهده سوابق تدريس و غيره.
3- درگاه آموزش (ويژه كاربران خارج از پژوهشگاه): علاوه بر سامانه فراگير آموزش كه مختص همكاران پژوهشگاه صنعت نفت است، درگاه آموزش ( http://training.www.ripi.ir ) ويژه كاربران خارج از پژوهشگاه كه با بخش مديريت فرايند آموزش، يك‌پارچه است نيز راه‌اندازي شد. از اين پس متقاضيان خارج از پژوهشگاه مي‌توانند براي ثبت‌نام از طريق اين سايت اقدام كنند كه دستاورد آن، سرعت و دقت در انجام امور است. از جمله امكانات اين قسمت مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
- مشاهده تقويم آموزشي پژوهشگاه
- امكان جست‌وجوي كلاس‌هاي آموزشي بر اساس عنوان و تاريخ دوره‌ها
- امكان رزرو و ثبت‌نام دوره
- امكان ثبت‌نام فردي و گروهي (نماينده سازمان) در دوره‌هاي تخصصي پژوهشگاه صنعت نفت
- امكان ثبت‌نام به عنوان استاد در سايت
- امکان دسترسی و استفاده از کتابخانه الکترونيکی (سند، مقاله، کتاب، پايان‌نامه، آيين‌نامه، دستورالعمل، عکس، فيلم، صدا و. . . ).
- امكان پرداخت الكترونيكي هزينه دوره‌ها از طريق وب‌سايت، چه براي سازمان‌هايي كه با پژوهشگاه حساب في‌مابين دارند، چه براي سازمان‌هايي كه حسابي با پژوهشگاه ندارند و چه متقاضيان انفرادي؛
در سامانه فراگير آموزش، براي استفاده همكاران از اين سامانه راهنمايي ارايه شده است. هم‌چنين در صورت وجود هر گونه ابهام و يا سوال مي‌توانيد با واحد آموزش پژوهشگاه تماس بگيريد.
