ایجاد زیرساخت فنی از جمله طراحی و استقرار «سامانه فراگیر مدیریت آموزش» از گام‌های بلند واحد آموزش و گروه IT پژوهشگاه طی سال‌های اخیر است که خوشبختانه با تلاش‌های مستمر، استفاده موثر از آن هم‌اکنون آغاز شده است.
این سیستم نرم‌افزاری بر پایه وب بوده و با هدف ایجاد تعامل بیش‌تر و به دور از خطا میان کارکنان، سرپرستان و رابطان آموزشی واحدها با واحد آموزش پژوهشگاه، مطلع کردن همکاران از عملکرد و برنامه‌های آموزشی و نیز مکانیزه کردن کلیه عناصر در فرایندهای نیازسنجی، برنامه‌ریزی، طراحی، اجرا و ارزش‌یابی و مهم‌تر از همه، ایجاد زیرساخت برای ایجاد تسهیلات ثبت‌نام الکترونیکی همکاران صنعت در برنامه‌های آموزشی پژوهشگاه طراحی شده است.
این نرم‌افزار شامل سه قسمت است:
1- مؤلفه مدیریت فرایند آموزش (ویژه کارشناسان آموزش): این بخش، مختص همکاران واحد آموزش است و کلیه فرایندهای جاری آموزش را به شرح زیر در بر می‌گیرد:
- نیازسنجی آموزشی
- تعریف و به‌روزآوری تقویم آموزشی پژوهشگاه
- تدوین استاندارد آموزشی مشاغل بر مبنای شغل، رسته، رشته و رده شغلی
- تعیین نیازهای فردی و تشخیص کمبود مهارت کارکنان
- مدیریت صدور و بایگانی الکترونیکی مدارک و گواهی‌نامه دوره‌های آموزشی
- امکان ثبت‌نام در کلاس‌های آموزش
- امکان ارزش‌یابی و اثربخشی دوره‌ها
- ثبت امتیازات فراگیران با روش‌های امتیازدهی ارزشی و عددی
- امکان اطلاع‌رسانی دوره‌ها از طریق پست الکترونیکی و یا پیام کوتاه
- سنجش میزان تحقق برنامه و تقویم آموزشی
- پایش فرایند آموزش بر مبنای شاخص‌های متعدد
- قابلیت گزارش‌گیری مالی و هزینه-درآمد‌های برگزاری کلاس‌ها و غیره.
اجرای این فرایندها گامی مهم در افزایش سرعت و دقت کارکرد‌های فرایندی مدیریت آموزش پژوهشگاه صنعت نفت است.
2- مؤلفه سامانه فراگیر آموزش (ویژه کارکنان پژوهشگاه): این بخش نرم‌افزاری بر پایه وب، برای تعامل گسترده کارکنان و متقاضیان درون‌سازمانی با واحد آموزش پژوهشگاه است و از این پس می‌توان با مراجعه به نشانی http://tps به آن دسترسی پیدا کرد. از امکانات ویژه این قسمت می‌توان به نکات ذیل اشاره کرد:
- امکان دسترسی کل کارکنان به استفاده از کتابخانه الکترونیکی (سند، مقاله، کتاب، پایان‌نامه، آیین‌نامه، دستورالعمل، عکس، فیلم، صدا و. . . )
- درخواست و رؤیت نیازهای آموزشی
- تکمیل فرم‌های ارزش‌یابی و اثربخشی دوره‌های آموزشی بر مبنای مدل «کرک پاتریک» برای دوره‌های گذرانده‌شده
- مشاهده نتایج اثربخشی دوره‌های گذرانده‌شده همکاران تحت سرپرستی
- مشاهده سوابق آموزشی خود و همکاران تحت سرپرستی‌های مورد نظر
- مشاهده سوابق تدریس و غیره.
3- درگاه آموزش (ویژه کاربران خارج از پژوهشگاه): علاوه بر سامانه فراگیر آموزش که مختص همکاران پژوهشگاه صنعت نفت است، درگاه آموزش ( http://training.www.ripi.ir ) ویژه کاربران خارج از پژوهشگاه که با بخش مدیریت فرایند آموزش، یک‌پارچه است نیز راه‌اندازی شد. از این پس متقاضیان خارج از پژوهشگاه می‌توانند برای ثبت‌نام از طریق این سایت اقدام کنند که دستاورد آن، سرعت و دقت در انجام امور است. از جمله امکانات این قسمت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مشاهده تقویم آموزشی پژوهشگاه
- امکان جست‌وجوی کلاس‌های آموزشی بر اساس عنوان و تاریخ دوره‌ها
- امکان رزرو و ثبت‌نام دوره
- امکان ثبت‌نام فردی و گروهی (نماینده سازمان) در دوره‌های تخصصی پژوهشگاه صنعت نفت
- امکان ثبت‌نام به عنوان استاد در سایت
- امکان دسترسی و استفاده از کتابخانه الکترونیکی (سند، مقاله، کتاب، پایان‌نامه، آیین‌نامه، دستورالعمل، عکس، فیلم، صدا و. . . ).
- امکان پرداخت الکترونیکی هزینه دوره‌ها از طریق وب‌سایت، چه برای سازمان‌هایی که با پژوهشگاه حساب فی‌مابین دارند، چه برای سازمان‌هایی که حسابی با پژوهشگاه ندارند و چه متقاضیان انفرادی؛
در سامانه فراگیر آموزش، برای استفاده همکاران از این سامانه راهنمایی ارایه شده است. هم‌چنین در صورت وجود هر گونه ابهام و یا سوال می‌توانید با واحد آموزش پژوهشگاه تماس بگیرید.
